Kosketus tulevaisuuden työpaikkaviestintään

Omaa viestintätoimistoa pyörittävä Piritta Seppälä on Pilkun paikan vakikirjoittajia. Kuva: Eeva Karhu.

Kulunut kevät oli täynnä hienoja ja kokemusrikkaita hetkiä. Yksi niistä oli yritykseni ensimmäinen työharjoittelija reilun kuukauden ajan. Sattumusten summana harjoittelijoita oli kaiken lisäksi lopulta yhden sijasta kaksi. Sen lisäksi, että pystyin tarjoamaan Haaga-Helian datanomiopiskelijoille paikan työskennellä yrityksessäni, pääsin myös kokeilemaan, miten viestintää voi tehdä ohi sähköpostin. Toki pääsin myös tarjoamaan harjoittelijoille mahdollisuuden työskennellä hieman poikkeavasti – etänä.

Kirjoitin edellisessä Pilkun paikka -bloggauksessani verkkoviestinnän tulevaisuuden visioista. Sama asia oli keskustelun alla jälleen eilen eräässä koulutuksessani, missä muiden asioiden ohessa pohdittiin, mitä huominen tuo tullessaan sekä henkilökohtaiseen että työpaikkojen viestintään. Vaikka tarkkaan ei tietäisi mitä, niin varma asia on että viestimisemme muuttuu. Tästä hyvä esimerkki oli työharjoittelijoideni kanssa tehty viestintä ja yhteydenpito.

Perinteisesti harjoitteluun, nykyaikaisesti tekemään

Kevään aikana tulleet harjoitteluhakemukset saapuivat tasaiseen tahtiin sähköpostiini. Kaksi opiskelijoista rohkaistui soittamaan ja kysymään tarjoamastani paikasta tarkemmin. Kun valinnat oli tehty, oli minulla kaksi harjoittelijaa, joista toinen oli ollut yhteydessä sähköpostitse ja toinen puhelimitse. Tapasimme ja sovimme harjoitteluun liittyvistä yksityiskohdista, kuten esimerkiksi etätyöskentelyyn liittyvistä asioista ja yhteydenpidosta.

Viestinnän suhteen päädyimme ratkaisuun avata salainen Facebook-ryhmä, joka toimisi työhön liittyvän arkiviestinnän alustana. Soittaa tai tekstata voisi aina tarpeen tullen. Dropbox puolestaan toimisi tiedostojen siirron paikkana sekä tarkempien ohjeiden ja raporttien tallennusalustana. Tapaamisia sovittiin pidettävän tarpeen mukaan yhdestä kolmeen. Koska harjoittelujakso oli lyhyt, tapasimme aluksi, lopuksi ja kerran siinä välissä.

Voiko tällainen järjestely toimia, kysyy varmaan joku lukijoista. Tai sitten mieleen nousee kysymys siitä, voiko harjoittelija tehdä vastuullisesti töitä pelkästään etänä? Vastaus molempiin kysymyksiin on kyllä. Pysyin päivittäin Facebook-ryhmän kautta kartalla siitä, missä vaiheessa harjoittelijat ovat omissa työtehtävissään menossa. Molemmilla annetut tehtävät etenivät loistavassa aikataulussa, kun työtä sai tehdä vapaasti ja omassa ympäristössä, ohjeena tietysti se, että viikonloppuisin tai iltaisin töitä ei pidä tehdä.

”Emme me mitään sähköpostia lue”

Kun tapasimme harjoittelun ollessa käynnissä, keskustelimme työnohjaaja-harjoittelija -välisestä viestinnästämme ja molemmat harjoittelijani olivat erittäin tyytyväisiä siihen, että viestimme nimen omaan sillä kanavalla, mitä he käyttävät. Sähköposti kun oli viestintävälineistä se vähemmän käytetty. Koska nuoret ovat Facebookissa lähes tulkoon koko ajan, he saivat viestini siellä ilmoituksiinsa suoraan ja vastavuoroisesti minä sain tiedot heidän päivityksistään heti päivitysajankohtana puhelimeeni. Tykkäämällä osoitettiin, että päivitykset on luettu ja ymmärretty. Jos tuli kysyttävää, kysymykset osoitettiin suoraan asiaa käsittelevän päivityksen alle kommenttina.

Tämän tyyppinen toimintamalli ei toki sovi kaikkiin työpaikkoihin ja työympäristöihin – ainakaan vielä. Oman yritykseni työharjoitteluprosessin kautta voin kuitenkin antaa esimerkin, että näinkin töitä voidaan tehdä. Ensinnäkin, harjoittelijat pystyivät laadukkaasti  hoitamaan vastuullisia tehtäviä etätyöskennellen ja juuri siinä ajassa tai jopa nopeammin, kuin olin alun perin arvioinut. Toisekseen, viestimällä niitä välineitä käyttäen, jotka ovat parikymppisillä nuorilla päivittäiskäytössä, viestit kulkivat nopeasti, luonnollisesti ja aktiivisesti työnantajan ja työntekijän välillä ja näin kaikki olivat lopulta tyytyväisiä!

Suosittelen lämpimästi kokeilemaan uusia tapoja sekä tehdä töitä että viestiä työpaikalla – viimeistään sitten syksyllä, kun kesälomalla on ensin levätty!

Aurinkoista juhannusta kaikille!

 Piritta Seppälä

Kirjoittaja on viestinnän ja sosiaalisen median kouluttaja, luennoitsija ja konsultti. Hänen yrityksensä Viestintä-Piritta on toiminut vuodesta 2010 ja auttanut lukuisia organisaatioita tiedottamiseen, sosiaaliseen mediaan ja tapahtumamarkkinointiin liittyvissä asioissa. Häneltä ilmestyi kesäkuussa kirja, joka käsittelee sosiaalisen median käyttöä osana järjestöjen markkinointia. Lue myös Pirittan aikaisemmat jutut:

Verkkoviestinnän tulevaisuuden visioita
Viestinnällisia uuden vuoden lupauksia
Pohjoismaista viestintää sosiaalisessa mediassa
Online – offline – online = Voimaa syksyyn!
Sometimes at Sometine 2011
Nuoret ja työnjako vastaus sosiaalisen median haasteisiin
Työaika vs. vapaa-aika – Voiko viestijä erottaa näitä toisistaan?