Valtionhallinnon viestintä on entistä strategisempaa

Kirjoitettu 30.4.2012 Kirjoittanut

0


Mikko Koistinen on partneri Manifestossa.

Työskentelin 1990-luvun alkupuolella viestinnän harjoittelijana erään ministeriön viestintäyksikössä. Viestinnässä oli töissä kaksi henkilöä, joista toinen vastasi ulkoisesta ja toinen sisäisestä viestinnästä. Molempien tittelinä oli tiedotussihteeri.

Viestintää ei vielä tuolloin suuresti arvostettu. Viestinnän tarpeellisuutta piti usein perustella, vaikka työtä oli paljon. Työ koostui enimmäkseen mediasuhteista, tiedotteiden laatimisesta, julkaisujen tekemisestä. Myös nettimaailma teki tuloaan tuossa vaiheessa.

Lisäksi erilaiset ammattinimikkeenkin mukaiset sihteerityöt, kuten kukkien hankkinen ja vitriinin ylläpito, toivat lisätehtäviä. Olin itse projektityöntekijä ja (ikkunaton) työhuoneeni oli noin viiden neliön suuruinen.

Viestinnästä vastaava on johtoryhmän jäsen

Parissakymmenessä vuodessa ministeriöiden ja valtionhallinnon viestinnän arvostus on kehittynyt valtavasti. Viestintäorganisaatioissa on useita ihmisiä töissä ja esimerkiksi ministeriöissä viestinnästä vastaa viestintäjohtaja. Viestinnän tarpeellisuutta ei tarvitse enää erikseen perustella.

Valtioneuvoston kanslian toimeksiannosta tekemämme selvityksen mukaan 85 % valtionhallinnon organisaatioista on laadittu viestintästrategia ja 82 % viestinnästä vastaava henkilö on organisaation johtoryhmän jäsen. Ministeriöiden osalta molemmat luvut ovat täydet 100 prosenttia.

Seuraavaksi entistä parempaa seurantaa ja arviointia

Vaikka viestinnän tarpeellisuutta sinänsä ei enää tarvitse perustella,  on tietysti tarpeellista osoittaa,  mitä vaikutuksia tehdyllä työllä on ollut. Seuraava vaihe kohti entistä ammattimaisempaa ja strategisempaa viestintää olisi viestinnän seurannan ja arvioinnin kehittäminen.

Selvityksemme mukaan viestinnän arviointi ja seurannan käytännöt vaihtelevat. Eniten seurataan mediaviestintää. Media on useimmiten keskeisin työsarka ja siihen liittyen on olemassa vakiintuneita seurannan välineitä. Myös sisäistä viestintää seurataan paljon useimmiten erilaisten henkilöstötutkimusten kautta. Sosiaalisen median seuranta on tulollaan.

Mittaamisesta vertaistukeen

Nykyisiin seurantatapoihin ja menetelmiin ei olla kuitenkaan aivan tyytyväisiä ja yhteiset arviointimenetelmät koetaan tarpeellisiksi. Nämä voivat olla esimerkiksi valtioneuvoston tai jonkin hallinnon alan yhteisiä kysymyspatteristoja, menetelmiä ja mittareita. Tiedon keräämisen lisäksi olisi hyvä tulosten tulkinnan yhteydessä vaihtaa kokemuksia ja ideoita hyvistä käytännöistä ja onnistumisista.

Viestinnän mittaaminen on tyypillisesti koettu hankalaksi, työlääksi ja kalliiksi. Yhdessä toteutettuna ja hyvällä keskusteluyhteydellä vertaisorganisaatioiden kanssa kuorrutettuna se voi kuitenkin olla hyödyllistä ja oivalluksia antavaa.

Virastomaailmassa saman alan organisaatiot voivat huomattavasti paremmin keskustella ja kehittää toimintaa yhdessä kuin keskenään kilpailevat yritykset. Edellytyksenä on vahva näkemys omasta suunnasta ja ymmärrys, että tarkoituksena ei ole laittaa organisaatioita paremmuusjärjestykseen.

Mikko Koistinen

Kirjoittaja on partneri viestintätoimisto Manifestossa ja pyrkii katselemaan asioita avoimesti suuren ikkunan ääreltä.